Permasalahan dan solusi saat validasi pengujian gaji pada aplikasi GPP terpusat

Berikut ini merupakan masalah-masalah yang sering terjadi saat melakukan validasi pada menu Pengujian Gaji serta solusi yang harus dilakukan oleh KPPN untuk menyelesaikan  permasalahan tersebut. Terdapat validasi yang dapat dilanjutkan dan tidak dapat dilanjutkan. Penjelasannya adalah sebagai berikut :

  1. Validasi nomor gaji sama yang pernah dimintakan sebelumnya
    Jenis Validasi : Validasi tidak bisa dilanjutkan
    Keterangan : Nomor gaji sama dimintakan dua kali
    Solusi :  Gaji ditolak, Satker memperbaiki dengan membuat gaji dengan nomor gaji yang baru
  2. Validasi Pegawai tidak ada di dalam database KPPN
    Jenis Validasi : Validasi tidak bisa dilanjutkan
    Keterangan : Pada gaji satker ada pegawai baru, tapi di dalam database KPPN, NIP pegawai tersebut tidak ada.
    Solusi :
    1. Kemungkinanan ada pegawai baru (CPNS/Pindahan). Satker menyampaikan ADK pegawai baru (*.KRM) ke KPPN
    2. ADK *.KRM  diupload  ke  aplikasi  Gaji  KPPN  Terpusat  melalui  menu  Utilitas  > Upload ADK
  • Masukkan kode satker (harus diisi yang benar)
  • Masukkan bulan dan tahun sekarang
  • Cari ADK KRM, klik tombol Upload

3.  Approval dilakukan pada menu Pegawai > Terima Data Pegawai Baru



  • Masukkan bulan dan tahun
  • Maka akan tampil data-data pegawai  pegawai yang siap untuk di approve
  • Klik tombol Setuju untuk menyetujui restore data pegawai baru

3.   Validasi hutang di database KPPN dibandingkan dengan data satker. Masih ada hutang di data KPPN tapi       di gaji satker tidak ada

Jenis Validasi : Validasi tidak bisa dilanjutkan
Keterangan  :  Gaji  Satker  sudah  tidak  ada  hutang  lagi  (tunggakan,  utang  lebih, potlain) pada pegawai tertentu. Tapi menurut database KPPN, hutang pegawai tersebut masih terdapat hutang dan masih terdefault
Solusi :

  • Masuk  ke  menu  Laporan  > Kartu  Pegawai  > Cetak,  lalu dicetak file  PDF nya melalui  menu  Laporan  >  Cetak Report, cek dikartu  gaji  pegawai,  pastikan bahwa di kartu gaji data hutang pegawai tersebut me mang sudah lunas hutangnya sampai bulan sebelumnya
  • Jika memang menurut kartu gaji hutang sudah lunas, maka selanjutnya masukke menu pegawai > tombol hutang (warna kuning)



Pilih hutang pegawai yang masih terdefault/tercentang, klik tombol warna biru untuk mengubah


Isikan isian Default menjadi 0 lalu tekan tombol Simpan

4.   Validasi pegawai data di KPPN berkedudukan Pindah namun masih dimintakan gaji

Jenis Validasi : Validasi tidak bisa dilanjutkan
Keterangan : Data di KPPN sudah dinonaktifkan menjadi berkedudukan 05 (Pindah). namun di gaji satker masih tetap dimintakan
Solusi :  Gaji Satker ditolak, pegawai yang sudah pindah tidak boleh dimintakan gaji apapun

5.   Validasi Pegawai berkedudukan Aktif di satker lain (Validasi Baru)

  • Jenis Validasi : Validasi tidak bisa dilanjutkan
    Keterangan  :  Data  Pegawai  ada  2  yang  sama-sama  berkedudukan  aktif    di  dua satker
  • Solusi :
  1. Validasi ini untuk mencegah pembayaran Ganda antar satker dan antar KPPN
  2. Sebagai contoh di Satker A, ada pegawai NIP dengan kedudukan 01 (aktif), di satker  B  juga  ada pegawai  dengan  NIP  yang  sama  berkedudukan  01  (aktif).
    Ketika satker B mengajukan  gaji maka akan tertolak,  karena ada NIP dengan kedudukan yang sama aktif di satker A. Begitu juga dengan Satker A gajinya akan tertolak karena NIP nya sama dengan satker B.
  3. Tidak berlaku jika pegawai tersebut dipekerjakan. Misalkan ada pegawai di
    satker A dipekerjakan dan berkedudukan 08 (dipekerjakan satker baru), pegawai tersebut berasal dari satker B dan berkedudukan 10 (dipekerjakan satker asal), dengan kondisi ini tetap bisa dibayarkan. Kedudukan 08 dan 10 adalah kedudukan berpasangan.
  4. Namun jika tidak match kedudukan pegawai misalkan :

5. Detail kedudukan pegawai yang tidak boleh sama dengan kedudukan yang lain

6.  Jika terdapat NIP ganda pada dua satker, maka satker harus bisa menunjukkan bukti  bahwa  NIP  pegawai tersebut  telah  benar,  maka  satker  menyampaikan

Fotokopi SK Perubahan NIP 18 digit dari BKN dan mengirimkan softcopy nya ke Hai DJPB. Selanjutnya Direktorat SITP akan meneliti kebenaran NIP tersebut dan memberikan tanda “allow” (lanjut) pada NIP tersebut sehingga Pengujian Gaji dapat dilanjutkan.

6.   Validasi anak dewasa berdasarkan database di KPPN. Perlu surat keterangan kuliah dan diatas 25 tahun.

  • Jenis Validasi : Validasi tidak bisa dilanjutkan
  • Solusi :

Gaji Satker ditolak, satker harus memperbaiki isian data anak pegawai :

    • Dewasa : Maka dikeluarkan dari data pegawai isian tertanggun
    • Surat Keterangan Kuliah : Maka perlu diisi surat keterangan kuliah di isian anak kuliah
    • Membuat gaji lagi dan menyampaikan ke KPPN

7.   Validasi jumlah gaji terusan maksimal 4 kali untuk K/L Umum, dan 6/12/18 Kali untuk K/L TNI Polri, memperhitungkan tanggal meninggal.

  • Jenis Validasi : Validasi tidak bisa dilanjutkan
  • Keterangan :  Maksimal gaji terusan adalah 4 bulan : misalkan meninggal tanggal 10
  • Januari 2018, maka terusannya adalah Februari, Maret, April, Mei. Gaji Juni akan tertolak (habis), Namun untuk satker Polri dan TNI, bisa sampai 6/12/18 bulan
  • Solusi :
    Gaji Satker ditolak karena gaji terusan sudah melebihi jumlah gaji terusan

8.   Validasi  Proses  Gaji  tidak  boleh  untuk  pegawai  yang  sama  dengan  jenis  gaji  yang sama,bulan sama

  • Jenis Validasi : Validasi tidak bisa dilanjutkan
  • Keterangan :   Misalkan Satker membuat gaji induk bulan Januari 2018 nomor gaji 000001, gaji tersebut sudah diterima di KPPN. Lalu satker membuat gaji lagi bulan Januari  2018  dengan  nomor  gaji  yang  berbeda  yaitu  000002,  maka  tidak  bisa diterima
    Solusi :  Gaji Satker ditolak karena gaji pernah dibuat dan sudah diajukan ke KPPN

9.   Validasi kekurangan gaji tidak boleh dimintakan berdasarkan Jenis SK No :  99 SK lain-lain (Validasi Baru)

  • Jenis Validasi : Validasi tidak bisa dilanjutkan
  • Keterangan :  Misalkan satker membuat Kekurangan gaji dengan dasar 99 (SK lain- lain maka tidak bisa dibuat, sebab tidak jelas peruntukannya.
  • Solusi  :    Gaji  Satker  ditolak  karena  menggunakan  jenis  SK  No.  99,  tidak  jelas peruntukannya  apakah  kekurangan  Gaji  Pokok,  Tunjangan  Struktural/Fungsional, Tunjangan Umum dll.


10. Validasi kekurangan gaji dengan elemen gaji dan jenis SK (Validasi Baru)

  • Jenis Validasi : Validasi tidak bisa dilanjutkan
  • Keterangan :  Misal satker mengajukan kekurangan gaji jenis SK kenaikan pangkat, tidak boleh muncul selisih tunjangan umum.
  • Solusi :   Gaji Satker ditolak karena jika mengajukan kekurangan gaji harus sesuai dengan peruntukannya,  jika Kenaikan pangkat maka hanya boleh ada selisih Gaji Pokok, Tunj Istri, Tunjangan Anak, Tunjangan Umum, Tunjanngan Papua dan Tunjangan Terpencil, elemen gaji lain tidak diperbolehkan.



11. Validasi Pegawai Pensiun

  • Jenis Validasi : Validasi tidak bisa dilanjutkan
  • Keterangan  :   Validasi untuk pegawai yang pensiun berdasarkan database KPPN, namun satker masih mengajukan gaji
  • Solusi :  Gaji ditolak,satker harus memperbaiki data gaji dan mengeluarkan pegawai yang sudah pensiun.

12. Validasi Untuk Pegawai yang memiliki 2 Umur Pensiun

  • Jenis Validasi : Validasi tidak bisa dilanjutkan
  • Keterangan  :   Setelah  berlakunya  UU ASN terdapat  2 jenis  umur  pensiun  untuk jabatan fungsional tertentu, misalkan Penyuluh Perikanan Penyelia. Terdapat Umur pensiun 58 tahun dan 60 tahun.



Jika  pegawai  tersebut  diangkat  sebagai  Penyuluh  Perikanan  Penyelia  sebelum tanggal 30 Januari 2014 (TMT Berlakunya UU ASN) maka umur pensiunnya adalah
60 tahun.  Jika diangkat  setelah  tanggal  30 Januari  2014 maka  umur  pensiunnya adalah 58 Tahun.

  • Solusi :
  • Terdapat validasi : Pegawai ini tidak ada SK Perubahan dengan jenis SK =07 menduduki  jabatan fungsional,  Upload ADK Data Kelengkapan  SK terlebih dahulu.
  • Gaji Satker di tolak
  • Satker harus merekam SK Perubahan berupa SK Pengangkatan  Fungsional
    Penyuluh Perikanan pertama kali, misal pegawai tersebut diangkat TMT 01-01-2010